När enhetshierarkin och chefshierarkin följer samma struktur

En organisationsstruktur är mer än en bild över vem som rapporterar till vem. När strukturen används som information i flera system behöver den vara konsekvent, förutsägbar och följa tydliga verksamhetsregler.

En central princip är att enhetshierarkin och chefshierarkin ska följa samma organisatoriska mönster.

Det innebär att organisationens enheter bildar en tydlig hierarki samtidigt som relationerna mellan cheferna följer samma struktur. När dessa två perspektiv hålls samman skapas en informationsstruktur som kan användas för bland annat rapportering, uppföljning och delegering av ansvar.

Enhetshierarkin beskriver organisationens struktur

Enheter kan organiseras hierarkiskt.

En överordnad enhet kan exempelvis innehålla flera underliggande enheter, som i sin tur kan ha ytterligare underliggande enheter.

Strukturen kan förenklat beskrivas som:

Enhet A → Enhet B → Enhet C

Enhet B ingår i Enhet A och Enhet C ingår i Enhet B.

Antalet nivåer behöver inte vara förutbestämt. Det viktiga är att relationen mellan nivåerna är tydlig och konsekvent.

Varje enhet ska samtidigt ha en chef och personal. En chef är dessutom själv en medarbetare.

Chefshierarkin följer enhetshierarkin

Chefshierarkin ska inte byggas som en separat och oberoende struktur.

Den uppstår i stället genom kombinationen av enhetshierarkin, chefsansvaret och medarbetarnas anställningar.

Om Chef A ansvarar för Enhet A och Chef B ansvarar för den direkt underliggande Enhet B, är Chef B samtidigt medarbetare under Chef A.

Samma princip fortsätter genom organisationen.

Det ger exempelvis:

Enhet A – Chef A ↓ Enhet B – Chef B ↓ Enhet C – Chef C

Chefshierarkin speglar därmed den organisatoriska strukturen.

Det skapar en viktig egenskap i informationsmodellen: organisationens struktur behöver bara beskrivas konsekvent en gång för att kunna användas ur flera perspektiv.

Regler gör strukturen förutsägbar

För att modellen ska fungera behöver vissa verksamhetsregler gälla konsekvent.

Exempel på sådana regler är:

• En enhet har endast en chef. • Enheter har alltid personal och chef. • En chef är även medarbetare. • En medarbetare har endast en anställning i en organisation. • En medarbetare är anställd hos sin chef. • En chef ska ha en lämplig mängd medarbetare – varken för få eller för många. • En medarbetare som är chef är anställningsmässigt kopplad till sin chefs enhet, som ligger direkt ovanför den egna enheten i enhetshierarkin.

Reglerna är inte bara administrativa principer. Tillsammans gör de organisationsinformationen maskinellt begriplig och förutsägbar.

När samma regler tillämpas genom hela organisationen går det att härleda organisatoriska samband utan att varje system behöver skapa sin egen tolkning av strukturen.

Automatisk aggregering av information

En av de viktigaste fördelarna med en konsekvent enhetshierarki är möjligheten att automatiskt aggregera information uppåt i organisationen.

Anta exempelvis följande struktur:

Enhet A ├─ Enhet B │ ├─ Enhet D │ └─ Enhet E └─ Enhet C

Information som hör till Enhet D kan först summeras på Enhet D:s nivå.

När en rapport visas för Enhet B kan information från Enhet D och Enhet E automatiskt inkluderas.

När rapporten sedan visas för Enhet A kan information från hela den underliggande strukturen aggregeras.

Samma grundprincip kan användas för många typer av information, exempelvis:

• kostnader • intäkter • budget • personal • antal ärenden • verksamhetsmål • nyckeltal och andra mätvärden

Rapporter behöver då inte innehålla manuellt underhållna regler för vilka organisatoriska delar som ska räknas samman.

Hierarkin innehåller redan den information som behövs.

Samma rapport – olika organisatoriska nivåer

Detta gör det möjligt att skapa rapporter som fungerar på flera nivåer.

En chef för en underliggande enhet kan se information för sin del av verksamheten.

Chefen på nivån ovanför kan använda samma rapport men få informationen aggregerad för sin egen enhet och dess underliggande struktur.

Högre upp i organisationen kan samma princip fortsätta.

I stället för att bygga separata rapporteringsstrukturer för varje ledningsnivå kan rapporteringen följa den faktiska organisationsstrukturen.

När organisationen förändras kan rapporteringen dessutom följa förändringen genom att hierarkin uppdateras, i stället för att samma organisatoriska logik behöver underhållas separat i varje rapport.

Strukturen möjliggör delegering

Samma hierarki kan användas för något mer än rapportering.

Den kan också beskriva hur ansvar delegeras genom organisationen.

En chef ansvarar för sin del av verksamheten, vilket exempelvis kan omfatta:

• verksamhetsmål • medarbetare • kostnader • intäkter • budget

En överordnad chef kan ha ett övergripande ansvar för ett större organisatoriskt område och delegera delar av detta ansvar till chefer för direkt underliggande enheter.

Strukturen blir då:

övergripande ansvar ↓ delegerat ansvar ↓ ytterligare delegerat ansvar

Delegeringen följer samma organisatoriska struktur som rapporteringen.

Det innebär att ansvar och uppföljning kan mötas i samma modell.

Den chef som får ett delegerat ansvar för en organisatorisk del kan också få rapportering för just denna del av organisationen.

Ansvar och information följer samma struktur

Detta skapar ett viktigt samband:

Organisation → Ansvar → Information → Uppföljning

Om Chef B har fått ansvar för Enhet B behöver Chef B kunna följa information som hör till Enhet B och dess eventuella underliggande enheter.

Chef A kan samtidigt behöva se samma information aggregerad för Enhet A, där Enhet B ingår.

En väl definierad organisationshierarki gör därför att samma struktur kan användas både för att:

delegera ansvar nedåt

och

aggregera information uppåt.

Det är två sidor av samma organisatoriska modell.

När hierarkierna inte stämmer överens

Problem uppstår när enhetshierarkin och chefshierarkin utvecklas oberoende av varandra.

Ett system kanske beskriver att Enhet B tillhör Enhet A, medan chefsrelationerna samtidigt antyder en annan struktur.

Då uppstår frågor som:

Vilken chef ansvarar egentligen för informationen?

Till vilken organisatorisk nivå ska kostnader aggregeras?

Vem ska få en viss rapport?

Vem kan delegera ansvar till vem?

Vilka medarbetare ingår i chefens organisatoriska ansvar?

Sådana frågor måste då lösas genom ytterligare regler, manuella undantag eller lokala strukturer i olika system.

Informationsmodellen blir mer komplex samtidigt som risken ökar för att olika system ger olika svar.

Ett informationsmönster som kan återanvändas

Poängen med ett gemensamt mönster är därför inte att alla organisationer måste se likadana ut.

Antalet enheter, nivåer och medarbetare kan variera kraftigt.

Det som standardiseras är i stället principerna för hur informationen hänger ihop.

Enheter kan bilda en hierarki.

Varje enhet har en chef.

Chefen är också medarbetare.

Chefsrelationerna följer den organisatoriska hierarkin.

Ansvar kan delegeras nedåt genom strukturen.

Information kan aggregeras uppåt genom samma struktur.

Det gör mönstret användbart oavsett om organisationen består av några få enheter eller en omfattande struktur med många organisatoriska nivåer.

Struktur före rapport

Det kan vara lockande att börja med rapporten och därefter försöka bestämma hur informationen ska grupperas.

En mer hållbar princip är den omvända:

Definiera informationsstrukturen först. Låt sedan rapporteringen följa strukturen.

När enhetshierarki, chefshierarki och verksamhetsregler hänger ihop blir organisationsinformationen en gemensam grund som kan återanvändas.

Resultatet är inte bara en tydligare organisationsmodell.

Det skapar förutsättningar för automatisk aggregering av data, konsekvent rapportering och systematisk delegering av ansvar genom hela organisationen.