En organisation – en enhetsstruktur

En organisation kan bara ha en enda sann enhetsstruktur. Ändå lever föreställningen i många offentliga organisationer att strukturen antingen finns i ekonomisystemet eller i HR-systemet. Resultatet blir två oförenliga verkligheter – och varken ekonomi eller HR innehåller de byggblock som krävs för en komplett informationsmängd.

Den okända självklarheten: det finns bara en enhetsstruktur

Den formella enhetsstrukturen beslutas av fullmäktige, styrelse eller ledning: nämnder, förvaltningar, avdelningar och enheter. Den är organisationens officiella ryggrad och existerar oberoende av vilka system som råkar administrera den.

Det som ofta förbises är skillnaden mellan var enheten finns i verkligheten och i vilket system enheten administreras för ett visst delsyfte. När den skillnaden suddas ut blir frågan "vilket system är master för organisationen?" omöjlig att besvara – för inget av dem är det.

Ekonomisystemets begränsade lins

Ekonomisystemet är byggt för kontoplaner, budgetering, fakturahantering och redovisning. Det innehåller kostnadsställen, ansvarsnummer och dimensioner – inte organisatoriska enheter.

Ett kostnadsställe har inget arbetsgivaransvar, ingen juridisk person, inget arbetsställe och sällan någon korrekt spegling av chefs- och medarbetarrelationer. När ekonomisystemet används som organisation blir tillfälliga projekt, fördelningskoder och fiktiva konton plötsligt betraktade som enheter.

HR-systemets begränsade lins

HR-systemet är byggt för anställningsavtal, lönerevision, LAS-hantering, tidrapportering och facklig rapportering. Det innehåller anställningsträd, chefsled och lönestrukturer.

Den ekonomiska dimensionen saknas: kostnadsställen med attestregler finns inte, och enheter som för tillfället saknar tillsvidareanställd personal syns inte alls.

HR-systemets blinda fläck: den externa personalen

Det viktigaste förtydligandet är att HR-systemet enbart ser personer med ett anställningsavtal. Konsulter, underleverantörer, uppdragstagare, bemanningspersonal och inhyrd vård- eller skolpersonal existerar över huvud taget inte i HR:s organisationsbild.

Samtidigt utför dessa personer det dagliga arbetet i enheterna, leds av enhetens chefer, behöver systembehörigheter, passerkort och utrustning – och ska följas upp verksamhetsmässigt precis som anställda. En organisationsbild som bygger på anställningsavtal missar alltså en stor och ibland avgörande del av dem som faktiskt arbetar i verksamheten.

Varför ingen av dem är komplett

Ställer man kraven på en komplett informationsmängd mot de två systemen blir bilden tydlig. Den formella enheten förvanskas i båda – den blir antingen ett kostnadsställe eller en lönegrupp. Arbetsstället, den geografiska och juridiska etableringen, saknas oftast i båda. Kostnadsställe med attestregler finns bara i ekonomi. Chef med arbetsgivaransvar finns bara i HR. Extern personal och verksamhetstjänster saknas i båda.

Den hållbara lösningen: enheten som gemensam informationsmängd

Enhetsstrukturen måste förvaltas som en egen, central informationsmängd – ett organisationsregister som både HR och ekonomi konsumerar och berikar med sina respektive objekt. Utgångspunkten är ett enhetsträd med en överordnad enhet och två underordnade enheter.

En detalj som diagrammet medvetet utelämnar är var cheferna själva är anställda. Chefen för en underordnad enhet har två samtidiga relationer: chefsrelationen pekar nedåt på den enhet som leds, medan anställningen pekar uppåt på den överordnade enheten – där den egna chefen finns och arbetsgivaransvaret ligger.

Skillnaden är viktig att hålla isär. Att leda en enhet är ett uppdrag i strukturen; att vara anställd är en relation till en enhet. Båda relationerna ritas mot enheten, men de betyder olika saker och får aldrig slås samman till en enda koppling.

De mindre bra lösningarna: två partiella enhetsträd

Båda de mindre bra lösningarna utgår från ett djupare enhetsträd med fyra enheter: en överordnad enhet och tre underordnade enheter. Skillnaden ligger i vad som saknas.

Aggregering till chefer på överordnade enheter

Så snart informationen ska summeras uppåt och visas för chefer högre upp i organisationen blir de partiella modellerna obrukbara.

I ekonomisystemets modell går summeringen att räkna fram, men det finns ingen mottagare. Den överordnade enheten saknar chef, så systemet vet inte vem som ska se den samlade bilden, vem som ska attestera eller vem som ska få behörighet till underliggande enheters uppgifter. Summan finns – ansvaret finns inte.

I HR-systemets modell finns cheferna längst ned, men kedjan uppåt bryts. Den överordnade enheten är obemannad, och därför måste rapportmottagare och behörighetsnivåer läggas in manuellt i varje rapport och varje system. Dessutom blir volymerna fel: konsulter, inhyrd personal och uppdragstagare räknas inte med, trots att de utför arbetet.

I den kompletta modellen fungerar enhetsträdet i två riktningar. Nedifrån och upp aggregeras kostnader, personal, ärenden och nyckeltal automatiskt till varje överordnad enhet, tillsammans med den egna stabens uppgifter. Uppifrån och ned följer läs- och attestbehörigheter samma hierarki. Och eftersom både anställda och extern personal knyts till enheten visar den aggregerade bilden verkligheten, inte bara löneutbetalningarna.

Konsekvenserna i praktiken

IT-funktionen ställs inför en omöjlig fråga: ska behörigheter och identiteter styras från ekonomi eller från HR? Väljer man HR stängs all extern personal ute från automatisk tilldelning och kostnadskopplingen försvinner. Väljer man ekonomi får man med projektkoder som inte är enheter, och de personalansvariga cheferna saknas.

Effekten syns i vardagen: konsulten får sin behörighet manuellt via undantag, attestflödet stannar, och rapporter per chef ger antingen dubbelräkning eller luckor.

Principen

Ekonomi och HR är konsumenter av organisationens enhetsstruktur – aldrig dess ägare. Först när strukturen förvaltas gemensamt kan både anställda och extern personal, både pengar och ansvar, beskrivas i samma informationsmängd.